Resposta direta
Uma tabela de temporalidade relaciona classes documentais, prazos, eventos de contagem e destinação. A execução depende da aprovação competente e da verificação de impedimentos; o simples vencimento de uma data não autoriza eliminação.
O problema que o projeto precisa resolver
A planilha informa guardar por cinco anos, mas não explica a partir de qual evento. Documentos de processos ainda abertos são tratados como vencidos. Antes de automatizar alertas, a organização deve tornar explícita a regra de contagem e quem a valida.
Como estruturar a execução
Identificar a classe e a base
Relacione a série documental à atividade de origem. Registre fundamento, âmbito de aplicação, versão e responsável pela validação. Prazos exemplificativos não devem ser apresentados como regra universal.
Definir o evento de contagem
Diferencie produção, encerramento, rescisão, pagamento e outros eventos relevantes. Estabeleça como comprovar a data e como tratar registros sem evento confirmado. Sem esse dado, o sistema deve sinalizar pendência.
Revisar a destinação
Antes de cada ação, confira litígios, auditorias, valor permanente e bloqueios. Registre autorização, relação de itens e execução. Use alertas como apoio ao processo de avaliação, com trilha de decisão preservada.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Regra | Classe, fundamento, evento e versão | Avaliação documental |
| Bloqueio | Registro de impedimentos por processo | Jurídico |
| Destinação | Autorização e relação dos itens executados | Custódia |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
Dois contratos foram assinados no mesmo dia, mas terminaram em datas diferentes. A política interna aprovada usa o encerramento como evento de referência. O sistema mantém cada data e sinaliza um terceiro contrato sem termo de encerramento. O lote com pendência não segue para destinação até a análise do responsável.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
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Perguntas frequentes
O sistema pode eliminar sozinho?
O desenho recomendado exige controles de autorização e bloqueio antes da execução.
Toda empresa usa a mesma tabela?
Não. A aplicabilidade depende das funções, das séries e do contexto normativo.
O que fazer com data desconhecida?
Registre a incerteza e encaminhe para avaliação; não invente um evento para fechar o cálculo.
Notícias e referências oficiais
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Notícia oficial ·
A Nota Técnica 23/2026 reúne a análise da participação social. Consulte a publicação e avalie a pertinência ao seu tratamento de dados antes de alterar procedimentos.
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A Arquindex apresenta este guia para arquivistas, jurídico, compliance e gestores de sistemas documentais. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
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