Antes de começar
A planilha informa guardar por cinco anos, mas não explica a partir de qual evento. Documentos de processos ainda abertos são tratados como vencidos. Antes de automatizar alertas, a organização deve tornar explícita a regra de contagem e quem a valida.
Delimite o conjunto a trabalhar e nomeie um responsável pelo aceite. Use amostras sem dados pessoais sempre que possível. Preserve uma referência da situação inicial e registre o que será alterado. A execução deve respeitar permissões, contratos e impedimentos aplicáveis ao acervo.
Procedimento por etapa
Identificar a classe e a base
Relacione a série documental à atividade de origem. Registre fundamento, âmbito de aplicação, versão e responsável pela validação. Prazos exemplificativos não devem ser apresentados como regra universal.
Definir o evento de contagem
Diferencie produção, encerramento, rescisão, pagamento e outros eventos relevantes. Estabeleça como comprovar a data e como tratar registros sem evento confirmado. Sem esse dado, o sistema deve sinalizar pendência.
Revisar a destinação
Antes de cada ação, confira litígios, auditorias, valor permanente e bloqueios. Registre autorização, relação de itens e execução. Use alertas como apoio ao processo de avaliação, com trilha de decisão preservada.
Ficha de controle para adaptar
| Campo | Preenchimento esperado |
|---|---|
| Escopo e identificador | Processo, lote ou conjunto incluído e limites do trabalho |
| Fonte e requisito | Documento de referência, versão e decisão de aplicabilidade |
| Responsáveis | Executor, revisor e aprovador com alçadas definidas |
| Evidência | Localização do registro que permite reproduzir a conferência |
| Exceção e providência | Divergência, impacto, responsável, prazo e situação |
| Aceite | Resultado verificado, data e responsável pela aprovação |
Critérios específicos de verificação
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Regra | Classe, fundamento, evento e versão | Avaliação documental |
| Bloqueio | Registro de impedimentos por processo | Jurídico |
| Destinação | Autorização e relação dos itens executados | Custódia |
Como tratar uma divergência
Pause a ação afetada, preserve o registro de entrada e descreva o comportamento observado. Diferencie uma falha pontual de um problema que possa atingir o lote inteiro. Encaminhe a decisão à alçada responsável e registre a providência antes de repetir a operação.
Depois da correção, repita a conferência que detectou a falha e verifique um caso de controle. Mantenha a evidência do resultado anterior e do resultado corrigido. Pendências aceitas precisam de justificativa e responsável; não as transforme silenciosamente em itens aprovados.
Cenário para treinar a equipe
Dois contratos foram assinados no mesmo dia, mas terminaram em datas diferentes. A política interna aprovada usa o encerramento como evento de referência. O sistema mantém cada data e sinaliza um terceiro contrato sem termo de encerramento. O lote com pendência não segue para destinação até a análise do responsável.
Peça à equipe para identificar o ponto de controle, a evidência esperada e a pessoa responsável por decidir. O objetivo do exercício é verificar se o procedimento é compreensível e executável com os recursos disponíveis.
Checklist de encerramento
- Escopo conciliado com os itens efetivamente tratados.
- Controles específicos conferidos e evidências localizáveis.
- Exceções identificadas, com decisões e responsáveis.
- Acesso e integridade verificados conforme o projeto.
- Aceite registrado e orientação entregue à equipe de operação.
Fontes e responsabilidade editorial
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